Notgesetz zugunsten Gesellschafterversammlung per Livestream

Bei vielen Unternehmen steht in der kommenden Zeit eine Gesellschafterversammlung Auch Gesellschafterversammlung (GV) genannt. Sie ist das Organ in einer Gesellschaft, in der alle Gesellschafter vertreten sind und eine Stimme besitzen. Die (ordentliche) Gesellschafterversammlung tritt mindestens...
» Meer over gesellschafterversammlung Gesellschafterversammlung auf der Tagesordnung. Da gesetzlich ein physisches Treffen der Gesellschafter vorgeschrieben ist, stehen viele Unternehmen jetzt vor einer Herausforderung. Der niederländische Ministerrat hat dem Staatsrat daher am vergangenen Freitag ein Notgesetz vorgeschlagen. Zweck dieses Notgesetzes ist es, Unternehmen und Gesellschaftern eine rechtsgültige Online-Jahreshauptversammlung zu ermöglichen. Der Rechtsanwalt für Unternehmensrecht Sjoerd Yntema weiß um die Vorteile, warnt aber vor einigen Gefahren und gibt einige Tipps.

Die Generalversammlung der Aktionäre: Einladung und Tagesordnung

Der Vorstand eines Unternehmens ist verpflichtet, mindestens einmal im Jahr auf der Jahreshauptversammlung gegenüber den Gesellschaftern Rechenschaft abzulegen. Der Vorstand beruft eine Jahreshauptversammlung in der vom Gesetz und von der Satzung Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Aktiengesellschaften, Genossenschaften, Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit, Vereinigungen und Stiftungen müssen die Satzung in der notariellen Urkunde enthalten...
» Meer over satzung Satzung vorgeschriebenen Weise ein. Die Einladung muss z.B. mindestens 8 Tage vor Beginn der Jahreshauptversammlung erfolgen. Wenn die Gesellschafter ausdrücklich Ihre Zustimmung dazu gegeben haben, kann die Einladung auch per E-Mail versandt werden. In der Einladung müssen die bei der Versammlung zu besprechenden Punkte sowie die Tagesordnung angegeben werden.

Gesellschafterversammlung per Livestream

Der Vorstand kann dann beschließen, eine Gesellschafterversammlung abzuhalten, an der per Livestream (Audio oder Video) teilgenommen werden muss. Eine Bedingung ist jedoch, dass die Gesellschafter während dieser Versammlung (oder im Voraus) Fragen z.B. zur Unternehmensstrategie oder zu den zu genehmigenden Jahresberichten stellen können, die dann auf der Versammlung selbst beantwortet werden. Auch wenn Beschlüsse rechtsgültig angenommen werden, wenn ein Gesellschafter nicht optimal an der Versammlung hat teilnehmen können, ist es für den Vorstand wichtig, dass alle Gesellschafter teilnehmen können. Wenn der Vorstand es nicht für möglich hält, eine bereits auf die Tagesordnung gesetzte Versammlung abzuhalten, kann der Vorstand das Verschieben der Hauptjahresversammlung sowie der Annahme des Jahresberichts beschließen.

Praktische Durchführung und Sicherheit: ein paar Tipps

Damit die Versammlung ordnungsgemäß ablaufen kann, ist eine gute Vorbereitung wichtig. In jedem Fall sollte die Einladung auch Informationen über das Medium (Zoom, Skype usw.), das von den betreffenden Gesellschaftern zu erstellende Konto und die Freigabe der Berichte enthalten. Und es ist sicherzustellen, dass eine Person die Leitung übernimmt. Indem man den Vorsitzenden im Voraus festlegt, verhindert man einen „digitalen Hühnerstall“.

Eine Aufzeichnung der Versammlung erleichtert deren Protokollierung. Es birgt allerdings auch gewisse Sicherheitsrisiken, da diverse digitale Plattformen, die für Videoverbindungen verwendet werden, in letzter Zeit aufgrund von Datenschutzproblemen negativ in die Schlagzeilen geraten sind. Dies ist etwas, was der Vorstand – auch im Zusammenhang mit der Sensibilität des Datenschutzes der auf der Gesellschafterversammlung besprochenen Informationen – berücksichtigen muss.

Das Inkrafttreten

Die Gesetzesvorlage wurde dem Staatsrat nunmehr zur Stellungnahme vorgelegt. Sie Anschließend müssen sowohl die Zweite Kammer als auch die Erste Kammer den Gesetzesentwurf noch genehmigen. Obwohl man erwartet, dass diese Prozedur schneller als üblich abgewickelt werden wird, bleibt es jedoch eine Voraussetzung für deren Inkrafttreten. Wir werden Sie über die Entwicklungen auf dem Laufenden halten.